E-invoicing, e-facturatie, digitale facturatie, elektronische facturatie ‘t is maar hoe je ‘t wilt noemen… Het wordt verplicht vanaf 1 januari 2026.
De traditionele papieren factuur maakt plaats voor een modernere digitale variant. Gewoon een PDF’ke, Excel -of Word-bestand doorsturen via mail zal niet meer voldoende zijn. Maar wat dan wel?
In dit artikel leggen we je in eenvoudig Nederlands uit wat e-invoicing of digitale facturatie is en wat dat betekent voor u als ondernemer.
Wat is zo'n e-invoice eigenlijk?
Een PDF-bestand doorsturen via mail is toch ook digitaal?
Correct! Maar om nog een stap verder te gaan, hebben ze in Europa beslist dat facturen een gestandaardiseerd formaat krijgen zoals in de afbeelding hieronder. Alle informatie die je terugvindt op je factuur wordt in een vaste structuur opgenomen.
Deze e-invoice stuur je dan via een beveiligd netwerk, genaamd Peppol, naar je klant. Je kan het vergelijken met het sturen van een sms-je over het telefoonnetwerk, maar dan voor facturen.
Zo’n digitale factuur biedt ook wat voordelen:
- Er komt opslagruimte vrij in je archiefkast – facturen die je digitaal hebt, hoef je niet op papier bij te houden
- “Ik vind die factuur niet meer” is verleden tijd – Facturen van Belgische leveranciers komen rechtstreeks in je applicatie – vergeet dan niet om er één te vragen!
- Software helpt je bij het opstellen van een correcte factuur
- Minder kans op fraude
- Meer mogelijkheden om te automatiseren – omdat iedere factuur dezelfde basis heeft
Ja maar, wat betekent dit nu voor mij?
Sinds 1 juli 2024 is e-facturatie al verplicht voor alle ondernemingen die factureren aan de overheid. Voor facturen, die verstuurd worden tussen 2 ondernemingen, wordt B2B (Business-to-Business) transacties volgt een gefaseerde invoering:
- Voor kleine ondernemingen, dit zijn de kleine vennootschappen en eenmanszaken is het verplicht vanaf 1 januari 2026
- Voor middelgrote ondernemingen verplicht vanaf 1 juli 2025.
- Sinds 1 januari 2025: Verplicht voor grote ondernemingen
Wanneer je aan particulieren factureert, doe je gewoon verder zoals je gewend bent. Oldschool via mail, papier of dagontvangsten.
Accounti stuurt en ontvangt nu ook e-invoices!
Gelukkig zijn er voldoende aanbieders die ervoor zorgen dat je niet zelf de XML-code van een factuur moet schrijven.
Gerbuik je Accounti, dan kan je met één klik je factuur al versturen als e-invoice. Veel verandert er niet. Wanneer je klant al toegang heeft tot Peppol, heb je de optie om de factuur als e-invoice te sturen.
Wanneer je facturen ontvangt via het Peppol netwerk, zijn ze zichtbaar bij je uitgaven. De blauwe badge “Nieuw” geeft aan dat de factuur werd ontvangen via Peppol.
Wil je al facturen sturen en ontvangen via Peppol?
Laat het ons weten en we activeren je onderneming op het Peppol-netwerk. Ben je nog geen klant? Plan via de knop hieronder een gratis gesprek in. We leggen je met veel plezier uit hoe de applicatie werkt en hoe wij jou kunnen helpen.
PS: Je kan maar via 1 partij tegelijk aangesloten zijn op het Peppol-netwerk.
